Frau Karl, welches Problem wollten Sie mit Cloudbrixx lösen?
Wir wollten ein Verwaltungsprogramm für unser technisches Gebäudemanagement im Hotelbereich einführen. Wir haben uns mehrere Programme angeschaut und dann gemerkt, dass Cloudbrixx von der Größenordnung her gut zu uns passt. Wir sind ein mittelständisches Unternehmen und brauchten eine Lösung, die sich auf die Bereiche konzentriert, die für uns wichtig sind.
Für uns war auch entscheidend, dass Cloudbrixx flexibel genug ist. Wir wollten kein System, bei dem jede Anpassung sofort mit großem Aufwand verbunden ist. Schon in den ersten Gesprächen war erkennbar, dass eine gute Zusammenarbeit entstehen kann und dass unsere Anforderungen aufgenommen werden.

Wie haben Sie das technische Gebäudemanagement vorher organisiert?
Besonders aufwendig waren die wiederkehrenden Prüfungen nach Baurecht. Dafür braucht man verlässliche Erinnerungen und klare Zuständigkeiten. Bei einem Direktorenwechsel, einem Wechsel in der Haustechnik oder einer Veränderung in der Zentrale kann Wissen verloren gehen. Diese Abhängigkeit von einzelnen Personen und Ablagen wollten wir reduzieren.

Was war Ihnen bei der Auswahl von Cloudbrixx besonders wichtig?
Die Lösung musste zu unseren Prozessen passen. Wir lassen uns gern von besseren Abläufen überzeugen, aber wir können unsere Arbeitsweise nicht vollständig umstellen, nur weil ein System eine bestimmte Logik vorgibt. Bei uns gibt es interne Vorgaben, die wir weiter berücksichtigen müssen.
Cloudbrixx gibt uns die Möglichkeit, eigene Ablagestrukturen anzulegen, Änderungen selbst vorzunehmen, Verteiler aufzubauen und eigene Vorlagen zu hinterlegen. Das war für uns ein wichtiger Punkt. Wir wollten eine klare Struktur und zugleich genug Spielraum für unsere Anforderungen.

Wie lief die Implementierung?
Wir haben schnell gemerkt, dass die Implementierung auf unserer Seite mehr manuelle Arbeit bedeutet als gedacht. Liegenschaften, Gebäude, Verträge und technische Anlagen müssen sauber eingepflegt werden.
Ich pflege aktuell noch vieles selbst ein, weil ich sicher sein möchte, dass die Struktur stimmt. Wenn später Kolleginnen und Kollegen damit arbeiten, möchte ich ihnen einen klaren Leitfaden geben können. Wir planen intern auch eigene Pflegevideos, damit nachvollziehbar ist, wo Informationen liegen und wie neue Daten ergänzt werden.

Was wird sich aus Ihrer Sicht am stärksten verändern, wenn Cloudbrixx weiter ausgerollt ist?
Die Überwachung wird einfacher. Wir werden deutlich weniger E-Mails brauchen, weil Informationen nicht mehr ständig weitergeleitet oder nachgefragt werden müssen. Prüfprotokolle und Wartungsberichte können zentral abgelegt und intern besser weiterbearbeitet werden.
Auch die Zuständigkeiten werden klarer. Wir können über Zugriffsrechte steuern, was Haustechniker, Direktoren oder Mitarbeitende in der zentralen Technik sehen und bearbeiten können. Dadurch greifen die Arbeitsbereiche besser ineinander. Für den Hotelbetrieb ist das wichtig, weil vor Ort täglich viele Themen gleichzeitig laufen.

Spielt auch die Kostenkontrolle eine Rolle?
Ja, auf jeden Fall. Mit Cloudbrixx wird das deutlich übersichtlicher. Wenn die Daten sauber im System liegen, lässt sich schneller prüfen, wo wir stehen.

Wie haben Sie die Zusammenarbeit mit Cloudbrixx erlebt? Vonseiten Cloudbrixx lief es so, wie es angekündigt war. Wenn wir Fragen hatten, war das Team ansprechbar.

Wenn etwas nicht sofort geklärt werden konnte, wurden Termine vorgeschlagen. Es gab immer einen konstruktiven Lösungsansatz. Wichtig war für uns auch, dass Cloudbrixx bei praktischen Fragen mitgedacht hat. Es ging oft darum, wie wir bestimmte Informationen sinnvoll anlegen oder wie wir unsere internen Abläufe am besten abbilden. Diese Erfahrungswerte waren hilfreich.

Werden künftig auch externe Partner eingebunden?
Das ist geplant, aber noch nicht umgesetzt. Wir wollen zunächst intern weiter aufbauen, bevor wir Wartungsfirmen oder andere Dienstleister freischalten. Am Anfang würden wir mit ausgewählten langjährigen Wartungsfirmen starten, mit denen wir zuverlässig zusammenarbeiten.
Bei großen Dienstleistern wird es sicher Fälle geben, in denen eigene Systeme im Einsatz sind und ein direkter Austausch schwieriger ist. Trotzdem ist es für uns ein Vorteil, wenn Protokolle und Unterlagen am Ende zentral in Cloudbrixx liegen. Auch wenn wir einzelne Dokumente selbst hochladen, haben wir sie danach an der richtigen Stelle.